Vad kostar det att vinna en offentlig upphandling?

Vad kostar ett enskilt anbud?

Det kostar i regel ingenting att lämna anbud. Kostnaden är er egen tid, och den är större än den ser ut. Ett anbud kan lätt ta 20–40 timmar, och betydligt mer i stora eller kvalitetstunga upphandlingar.

Till tiden kommer direkta kostnader: hjälp av konsult eller anbudsskribent, kreditupplysningar, intyg, ibland presentationer eller provleveranser. Och en kostnad som sällan räknas: det arbete som inte blev gjort medan anbudet skrevs.

Hur räknar jag ut vad ett vunnet kontrakt kostar?

Ett anbud är en investering med en sannolikhet. Vinner ni en del av de anbud ni lägger måste varje vunnet kontrakt bära kostnaden för de förlorade. Formeln är enkel: kostnad per vunnet kontrakt = kostnad per anbud delat med andelen vunna anbud.

Siffrorna i tabellen är påhittade för att visa hur det räknas. Poängen är att andelen vunna anbud påverkar kostnaden lika mycket som timmarna gör. Att halvera tiden per anbud och att dubbla andelen vunna ger samma effekt. Det andra är ofta lättare, och det börjar med att inte lägga anbud ni inte kan vinna.

Som referens: en annonserad upphandling fick i genomsnitt 4,6 anbud under 2024 och medianen var 3, enligt Upphandlingsmyndigheten. Om alla anbud hade lika stor chans skulle en anbudsgivare alltså vinna ungefär var fjärde eller femte gång. I verkligheten avgör kvalificering, pris och kvalitet, så era egna siffror säger mer än snittet.

Vilka anbud driver upp kostnaden mest?

• Anbud som förkastas på kvalificering. All tid är förlorad, och ni lär er ingenting om pris eller kvalitet. Se guiden om ska-krav och kvalificeringskrav.
• Anbud där priset var en gissning. Ni förlorar på pris utan att veta om ni låg nära. Se guiden om att prissätta anbud.
• Anbud med fel fokus för utvärderingen. Lång kvalitetstext när bara priset räknas, eller pressat pris när kvaliteten väger tyngst. Se lägsta pris eller bästa förhållande.
• Anbud mot en tydlig favorit. När den befintliga leverantören har ett försprång som underlaget förstärker.

Hur sänker jag kostnaden per vunnet kontrakt?

1. 1

   Mät er andel vunna anbud

   Räkna lagda och vunna anbud det senaste året. Utan den siffran går ingenting av det här att räkna på.

2. 2

   Gör ett go/no-go före varje anbud

   En kvart som sorterar bort de anbud ni inte kan vinna. Se guiden om go/no-go.

3. 3

   Återanvänd det som går

   Intyg, referensbeskrivningar, CV och standardtexter i ett gemensamt bibliotek sänker tiden per anbud.

4. 4

   Lär av förlusterna

   Begär ut tilldelningsbeslut och vinnande anbud när ni förlorar. Se guiden om tilldelningsbeslut.

5. 5

   Jämför kostnaden med vad kontraktet ger

   Ett litet kontrakt med låg chans att vinna kan kosta mer att vinna än det ger i täckningsbidrag.

Hur fyller jag i det här med egna siffror?

• Antal anbud vi lade de senaste tolv månaderna.
• Antal av dem vi vann.
• Ungefärliga timmar per anbud.
• Vad en timme kostar oss, med omkostnader.
• Direkta kostnader per anbud: konsult, intyg, övrigt.
• Kostnad per vunnet kontrakt enligt formeln.

Den sista raden är den intressanta. Jämför den med vad ett typiskt kontrakt ger i täckningsbidrag. Äter kostnaden för att vinna en stor del av det har ni ett urvalsproblem, inte ett skrivproblem.

Hur hjälper Procura till att välja?

Procura är en svensk tjänst som visar leverantörer vilka offentliga upphandlingar de kvalificerar sig för och, där priset har publicerats, vad liknande kontrakt har tilldelats för. Det angriper de två dyraste sorternas förlorade anbud: de som förkastas på kraven på företaget, och de där priset var en gissning. Du kan prova med en enskild upphandling i den gratis anbudsanalysen.

Källor

• Upphandlingsmyndigheten, statistik om annonserade upphandlingar: antal anbud per upphandling 2024