Lägsta pris eller bästa förhållande mellan pris och kvalitet

Vilka utvärderingsgrunder finns i LOU?

Oavsett grund måste anbudet först klara alla ska-krav och kvalificeringskrav. Utvärderingen görs bara bland de anbud som är kvar. Kvalificeringskrav ger aldrig poäng. Läs mer i guiden om ska-krav.

Hur fungerar ett mervärdesavdrag?

Vid bästa förhållandet mellan pris och kvalitet räknar många myndigheter om kvaliteten till kronor. Varje kvalitetskriterium ger ett avdrag på priset om det uppfylls, ett mervärdesavdrag. Det du betalar är fortfarande ditt anbudspris, men anbuden jämförs på ett fiktivt jämförelsepris: anbudspriset minus avdragen.

Andra modeller ger poäng i stället för kronor, eller lägger på ett påslag på priset för det som saknas. Principen är densamma: kvalitet översätts till något som kan vägas mot priset. Underlaget beskriver exakt hur, och det är där du ska börja läsa.

Räkneexempel (påhittade siffror)

Anta en upphandling av fastighetsskötsel där tre kvalitetskriterier ger mervärdesavdrag: en namngiven arbetsledare med fem års erfarenhet ger 100 000 kr, en beskriven rutin för felanmälan med svar inom 2 timmar ger 60 000 kr och el- eller biogasfordon ger 40 000 kr. Siffrorna är påhittade för att visa principen.

Anbud A har högst pris men lägst jämförelsepris och vinner. Anbud C är 150 000 kr billigare men förlorar, eftersom det inte erbjuder något av det myndigheten värderar. Skillnaden mellan A och B avgjordes av två kriterier som B kunde ha uppfyllt.

Räkneexemplet visar principen. Verkliga modeller skiljer sig åt i varje upphandling, så räkna alltid med de belopp och poäng som står i just ditt förfrågningsunderlag.

Vad betyder utvärderingsgrunden för hur jag prissätter?

• Vid pris: varje krona räknas. Leverera exakt det som krävs, inte mer, och se till att kalkylen är skarp.
• Vid kostnad: räkna på hela livscykeln som underlaget beskriver. Ett dyrare men energisnålare alternativ kan ge lägre total kostnad.
• Vid pris och kvalitet: räkna ut vad varje kvalitetskriterium är värt i kronor eller poäng, och jämför med vad det kostar dig att uppfylla det. Ett kriterium som ger 100 000 kr i avdrag och kostar 30 000 kr att uppfylla är oftast värt att ta.

Se också hur priset räknas fram. Om timpriset multipliceras med en fiktiv volym spelar det stor roll vilken prispost som har högst vikt. Mer om arbetsgången finns i guiden om att prissätta anbud.

Vad betyder utvärderingsgrunden för hur jag skriver?

När kvaliteten bedöms på beskrivningar gör utvärderarna en bedömning mot en skala som står i underlaget. Skriv mot den skalan. Om högsta betyg kräver "konkreta exempel och tydlig ansvarsfördelning", ge konkreta exempel och skriv ut vem som ansvarar.

• Följ underlagets rubriker och ordning, så att utvärderaren hittar svaret på varje kriterium.
• Svara på det som efterfrågas, inte på det du helst vill berätta om ert företag.
• Var konkret: namn, tider, antal, rutiner. Allmänna löften är svåra att ge höga betyg.
• Lova bara det ni kan hålla. Det som skrivs i anbudet blir en del av avtalet.

Vid lägsta pris spelar texten mindre roll, men den måste fortfarande visa att varje ska-krav är uppfyllt. Ett billigt anbud som missar ett krav förkastas.

Hur läser jag en poängmodell?

I poängmodeller får priset och varje kvalitetskriterium en vikt, till exempel 60 procent pris och 40 procent kvalitet. Det lägsta priset får ofta full poäng och övriga får poäng i förhållande till det. Kvaliteten bedöms mot en skala, till exempel 0 till 5. Viktningen säger hur mycket en bättre beskrivning är värd jämfört med en lägre prisnivå.

Kontrollera särskilt hur prispoängen räknas. I vissa modeller ger en liten prisskillnad en stor poängskillnad, i andra nästan ingen. Räkna igenom modellen med ett par tänkbara priser innan du bestämmer var du ska lägga din tid.

Var passar Procura in?

Procura är en svensk tjänst som visar leverantörer vilka offentliga upphandlingar de kvalificerar sig för och, där priset har publicerats, vad liknande kontrakt har tilldelats för. Procura avgör först om du kvalificerar dig, och när du gör det kan du generera ett anbudsutkast från din strukturerade profil. Prisdelen skrivs aldrig automatiskt med siffror. Läs mer om hur det fungerar.

Källor

• Lag (2016:1145) om offentlig upphandling, riksdagen.se: 16 kap. 1 och 3 §§
• Upphandlingsmyndigheten: vägledning om utvärderingsmodeller och tilldelningskriterier