Ska-krav och kvalificeringskrav: så vet du om du kvalificerar dig

Vad är skillnaden mellan ska-krav och bör-krav?

Ska-krav och bör-krav är inga begrepp i LOU, men de används i nästan varje förfrågningsunderlag. Enligt Upphandlingsmyndigheten motsvarar ett ska-krav ett obligatoriskt krav, ett minimikrav. Uppfyller du det inte är anbudet ute, hur bra det än är i övrigt.

Ett bör-krav är i praktiken ett tilldelningskriterium. Du behöver inte uppfylla det, men det påverkar utvärderingen. Det kan ge poäng, ett avdrag på jämförelsepriset eller en bättre placering. Läs mer om hur det räknas i guiden om lägsta pris eller bästa förhållande.

Kvalificeringskraven är alltid minimikrav och är aldrig en del av utvärderingen. Ett företag som klarar omsättningskravet med god marginal får alltså inga extra poäng för det.

Vad får en myndighet ställa kvalificeringskrav på?

LOU 14 kap. 1 § begränsar kvalificeringskraven till tre områden. Allt som myndigheten kräver av företaget självt ska gå att placera i någon av dem.

• Behörighet att utöva yrkesverksamhet, till exempel registrering i ett yrkes- eller handelsregister.
• Ekonomisk och finansiell ställning (14 kap. 3–4 §§), till exempel omsättning, kreditbetyg eller ansvarsförsäkring.
• Teknisk och yrkesmässig kapacitet (14 kap. 5 §), till exempel referensuppdrag, utbildad personal, maskiner eller kvalitets- och miljöledningssystem som ISO 9001 och ISO 14001.

Utöver kvalificeringskraven prövas uteslutningsgrunder, till exempel obetalda skatter eller vissa brott. De är inte kvalificeringskrav men leder också till att anbudet inte går vidare.

Hur högt får ett omsättningskrav vara?

Enligt LOU 14 kap. 4 § får ett krav på årsomsättning inte vara högre än två gånger kontraktets uppskattade värde, om det inte finns särskilda skäl. Ett kontrakt värt 3 miljoner kronor ger alltså normalt ett omsättningskrav på högst 6 miljoner. Ligger kravet högre ska myndigheten kunna motivera det.

Kontrollera vilket år kravet avser. Ofta gäller det senast avslutade räkenskapsår, ibland ett snitt över flera år. Ett företag som växt snabbt kan klara kravet på det ena sättet men inte på det andra.

Hur gamla får referensuppdragen vara?

LOU 15 kap. 11 § sätter ramen: för byggentreprenader får myndigheten be om referenser upp till fem år bakåt, för varor och tjänster upp till tre år bakåt. Läs exakt hur underlaget formulerar det. Ofta måste uppdraget vara avslutat inom tidsfönstret, ibland räcker det att det pågått.

Kontrollera också hur lika uppdraget måste vara: storlek i kronor eller kvadratmeter, typ av kund och om referenspersonen ska kunna kontaktas. En referens som faller en månad utanför fönstret räknas inte.

Vad är ESPD och när behövs det?

ESPD, europeiskt enhetligt upphandlingsdokument, är en standardiserad egenförsäkran om att företaget inte ska uteslutas och att det uppfyller kvalificeringskraven. Formuläret fastställs i genomförandeförordning (EU) 2016/7. Över tröskelvärdena måste myndigheten godta ESPD som preliminärt bevis. Bevisen, som årsredovisning eller certifikat, begärs normalt in först från den som ska tilldelas kontraktet.

Det betyder att du kan lämna anbud med ESPD, men att du ska kunna visa upp underlaget när myndigheten frågar. Kryssar du i att ni uppfyller ett krav som ni inte kan styrka är det ett större problem än att avstå.

Hur kontrollerar jag ett förfrågningsunderlag snabbt?

Börja inte med kravspecifikationen och inte med prisbilagan. Börja med kraven på företaget, eftersom de avgör om resten av läsningen är meningsfull. Vad varje dokument i underlaget innehåller beskriver guiden om att läsa ett förfrågningsunderlag.

1. Sök i alla dokument, inklusive bilagor, efter orden "ska", "skall", "måste", "krav" och "obligatorisk".
2. Lista kvalificeringskraven: omsättning, kreditbetyg, certifikat, referenser, behörigheter, försäkringar.
3. Jämför varje krav mot era aktuella siffror och dokument, med datum.
4. Kontrollera giltighetstiden på certifikat mot sista anbudsdag, inte mot dagens datum.
5. Läs sedan kravspecifikationens ska-krav och se om ni kan leverera dem.
6. Först när allt ovan håller: läs utvärderingsmodellen och börja räkna pris.

Vilka fällor är vanligast?

• Krav i bilagor. Ett ska-krav kan stå i ett avtalsutkast, en kravspecifikation eller en bilaga om miljökrav, inte bara i huvuddokumentet.
• Certifikat som löper ut. Ett ISO-certifikat som går ut veckan före sista anbudsdag räcker inte, om det inte förnyas i tid.
• Fel tidsfönster för referenser. Tre år för tjänster, fem år för byggentreprenader, räknat som underlaget anger.
• Krav som gäller underleverantörer. Ibland ska även underleverantörer uppfylla vissa krav, och ibland kan ni åberopa andras kapacitet. Läs vad som gäller.
• Ändringar under anbudstiden. Svar på frågor och rättelser kan lägga till eller ändra krav. Läs alla publicerade frågor och svar.

Checklista: kvalificerar vi oss?

• Omsättningen senaste räkenskapsåret når kravet (och kravet är högst 2× kontraktsvärdet, annars motiverat).
• Kreditbetyg eller annan ekonomisk prövning klaras.
• Alla krävda certifikat är giltiga på sista anbudsdag.
• Vi har tillräckligt många referensuppdrag av rätt typ och storlek inom tidsfönstret.
• Referenspersonerna är tillfrågade och nåbara.
• Krävda behörigheter, registreringar och försäkringar finns.
• Inga uteslutningsgrunder: skatter och avgifter är betalda.
• ESPD är ifyllt och varje kryss kan styrkas med dokument.
• Inga ska-krav i bilagor eller i frågor och svar är oupptäckta.

Hur kan Procura hjälpa till?

Procura är en svensk tjänst som visar leverantörer vilka offentliga upphandlingar de kvalificerar sig för och, där priset har publicerats, vad liknande kontrakt har tilldelats för. Du lägger in certifikat, omsättning, referensuppdrag och bemanning en gång. Procura läser upphandlingens krav och ger ett av tre besked: kvalificerad, kvalificerad med luckor eller diskvalificerad, och namnger alltid kravet som stoppar. Hårda krav bedöms med fasta regler mot din profil, och AI får aldrig ändra ett ”inte uppfyllt”. Du kan prova en enskild upphandling i den gratis anbudsanalysen eller läsa hur det fungerar.

Källor

• Lag (2016:1145) om offentlig upphandling, riksdagen.se: 14 kap. 1, 3–5 §§, 15 kap. 11 §
• Upphandlingsmyndigheten: vägledning om krav, ska-krav och bör-krav samt ESPD
• Genomförandeförordning (EU) 2016/7 om ESPD, EUR-Lex