Hoppa till innehållet
Procura
Boka demo

Guide

Så prissätter du ett anbud i offentlig upphandling

Prissätt ett anbud utifrån tre saker: din egen kostnad, upphandlingens utvärderingsmodell och vad liknande kontrakt har tilldelats för där priset är offentligt. Historiska priser är vägledning med stora förbehåll, eftersom ungefär hälften av tilldelningarna inte publicerar något pris.

Det finns inget rätt pris att slå upp. Den här guiden ger dig ingen siffra, utan en arbetsgång som gör att priset du lämnar går att försvara: det täcker dina kostnader, det passar utvärderingsmodellen och det ligger inte så lågt att myndigheten måste ifrågasätta det.

Hur går jag tillväga steg för steg?

  1. Läs utvärderingsmodellen först

    Ta reda på om kontraktet går till lägsta pris, lägsta kostnad eller bästa förhållande mellan pris och kvalitet (LOU 16 kap. 1 §). Se hur priset räknas: totalpris, timpris gånger en fiktiv volym, ett korgpris eller en viktning mellan flera prisposter. Det avgör vilka siffror som faktiskt påverkar utfallet.

  2. Räkna din egen kostnad

    Kalkylera material, arbetstimmar, underleverantörer, resor, administration, risk och en marginal du kan leva med under hela avtalstiden. Tänk på indexering och prisjustering: står det i avtalet hur priset får ändras över tid, och vad händer om det inte gör det?

  3. Kontrollera myndighetens uppskattade värde

    Många annonser anger ett uppskattat kontraktsvärde eller en budget. Det säger något om vilken nivå myndigheten räknar med. Om din kalkyl ligger långt över bör du fråga dig om du har förstått omfattningen rätt.

  4. Leta upp tidigare tilldelningsbeslut

    Sök efter samma myndighets tidigare upphandling av samma sak, och efter liknande upphandlingar hos andra. Efterannonser på TED och i svenska annonsdatabaser anger ibland kontraktsvärdet. Där inget står kan du begära ut tilldelningsbeslutet och anbuden som allmänna handlingar från myndigheten.

  5. Förstå vad sekretessen döljer

    Anbud omfattas av absolut sekretess tills tilldelningsbeslutet har lämnats (OSL 19 kap. 3 §). Därefter kan uppgifter sekretessbeläggas enligt OSL 31 kap. 16 § om ett utlämnande skulle skada leverantören. I praktiken lämnas totalpriset ofta ut, medan á-priser och timpriser kan maskas. Räkna med luckor.

  6. Sätt priset i förhållande till modellen

    Vid bästa förhållande mellan pris och kvalitet kan ett något högre pris vinna om kvalitetsdelen är stark, och tvärtom. Räkna igenom modellen med din egen siffra och med ett par tänkbara konkurrentpriser innan du bestämmer dig.

  7. Undvik ett onormalt lågt anbud

    Ett anbud som verkar onormalt lågt ska myndigheten be dig förklara, och kan förkasta om förklaringen inte håller. Ett pris under din självkostnad är dessutom en förlust varje månad avtalet löper. Lämna inte ett pris du inte kan leverera till.

Vilka kostnader glöms oftast bort?

  • Tid för administration: rapportering, uppföljningsmöten och fakturering enligt myndighetens krav.
  • Avtalsvillkor: viten, försäkringskrav, krav på miljöfordon eller säkerhetsprövad personal.
  • Uppstart och avslut: introduktion av personal, inventering och överlämning när avtalet tar slut.
  • Volymrisk: i ett ramavtal är volymen ofta en uppskattning. Räkna på vad som händer om bara hälften avropas.
  • Anbudet självt: tiden det tar att skriva anbudet, och de anbud ni förlorar på vägen. Se vad det kostar att vinna en upphandling.
  • Prisjustering: om avtalet bara tillåter justering en gång per år mot ett visst index bär du kostnadsökningen fram till dess.

Hur begär jag ut tilldelningsbeslut och anbud?

Tilldelningsbeslut och anbud i en avslutad upphandling är allmänna handlingar. Mejla myndighetens registrator eller den kontaktperson som stod i annonsen och be om tilldelningsbeslutet, utvärderingsprotokollet och det vinnande anbudet i upphandlingen med angivet diarienummer. Du behöver inte berätta vem du är eller varför du vill ha dem.

Myndigheten gör en sekretessprövning för varje uppgift. Räkna med att vissa delar kan vara maskade, ofta detaljerade prisbilagor. Får du ett avslag kan du be om ett skriftligt, överklagbart beslut. Mer om detta finns i guiden om tilldelningsbeslut.

Hur pålitliga är historiska priser?

Ett tidigare vinnande pris säger vad en leverantör erbjöd under andra förutsättningar: en annan volym, en annan avtalstid, ett annat kostnadsläge. Det är en referenspunkt, inte ett facit.

  • Bortfall. Ungefär hälften av tilldelningarna publicerar inget pris, så det du hittar är ett urval.
  • Små urval. Tre eller fyra jämförbara kontrakt säger mycket lite om spridningen.
  • Olika mått. Ett totalt kontraktsvärde över fyra år är inte jämförbart med ett årsvärde eller ett timpris.
  • Ramavtal. Värdet i en ramavtalsannons är ofta en uppskattning av möjliga avrop, inte vad som faktiskt köpts.

Kort sagt: använd tidigare tilldelningar för att se om din nivå är rimlig, aldrig för att kopiera en siffra. Ditt pris ska bygga på din egen kalkyl.

Vad gör Procura här?

Procura är en svensk tjänst som visar leverantörer vilka offentliga upphandlingar de kvalificerar sig för och, där priset har publicerats, vad liknande kontrakt har tilldelats för. Prisinsikten visar vad jämförbara kontrakt har tilldelats för, vem som vann och hur många anbud som kom in, där det är publicerat. Varje prisintervall visar hur många av tilldelningarna som har publicerat pris och hur stort urvalet är. Är urvalet för litet visas inga siffror alls. Det är vägledning baserad på publicerade tilldelningar, aldrig ett rekommenderat pris, och ingen AI räknar på priser. Läs mer om tilldelningspriser.

Källor

Vanliga frågor

Får jag ändra mitt pris efter att anbudet är inlämnat?

Nej, inte i ett öppet eller förenklat förfarande. Ett anbud kan som regel bara förtydligas eller kompletteras i begränsad omfattning, och priset är inget man får justera i efterhand. Räkna klart innan du lämnar in.

Kan jag kräva att mitt pris hålls hemligt?

Nej. Du kan be om sekretess och förklara varför ett utlämnande skulle skada er, men det är myndigheten som prövar varje begäran från fall till fall enligt OSL 31 kap. 16 §. Totalpriser lämnas ofta ut, så räkna med att konkurrenter kan se ditt.

Är det fel att lämna ett lägre pris för att vinna ett första kontrakt?

Det är tillåtet att pressa marginalen, men priset måste hålla genom hela avtalstiden och kunna förklaras om myndigheten frågar. Ett avtal som går med förlust i två till fyra år kan kosta mer än det ger i referenser.

Vad betyder det om myndigheten inte anger något uppskattat värde?

Det är inte ovanligt. Fråga under anbudstiden om ungefärliga volymer, eftersom de påverkar både din kalkyl och hur prismodellen slår. Svaret publiceras för alla anbudsgivare.