Go eller no-go: avgör om anbudet är värt att skriva på 15 minuter

Varför behövs ett uttalat go/no-go-beslut?

Ett anbud kan lätt ta 20–40 arbetstimmar: läsa underlaget, ta fram intyg, skriva lösningsbeskrivning, räkna pris och samla underskrifter. För ett mindre företag är det timmar som tas från leverans och försäljning.

Utan ett uttalat beslut glider man in i anbud av ren rörelseenergi. Man har redan börjat läsa, så då kan man lika gärna skriva. Poängen med go/no-go är inte att säga nej oftare utan att säga nej tidigare. Frågorna nedan är ordnade så att de som oftast ger ett nej kommer först.

Steg 1: Får ni vara med?

• Uppfyller ni varje krav på certifiering, med rätt omfattning och giltighet på sista anbudsdag?
• Klarar ni kraven på ekonomisk ställning, till exempel omsättning och kreditbetyg, för de år som anges?
• Har ni rätt antal referensuppdrag av rätt storlek, inom rätt tidsfönster?
• Finns det någon uteslutningsgrund som kan gälla er, till exempel obetalda skatter eller avgifter?

Det här är steget där flest anbud faller, ofta på krav som står i en bilaga. Den fullständiga checklistan, med omsättningsgränser och tidsfönster för referenser, finns i guiden om ska-krav och kvalificeringskrav.

Ett nej i steg 1 betyder inte alltid no-go. Ibland kan ni åberopa en annan leverantörs kapacitet eller lämna ett gemensamt anbud. Men det kräver förberedelse, så avgör det här och inte två dagar före sista anbudsdag.

Steg 2: Kan ni leverera?

• Klarar ni volymen och tidplanen utan att tränga undan befintliga kunder?
• Täcker ni det geografiska området, eller kräver det resor och bemanning ni inte har?
• Finns det obligatoriska krav i kravspecifikationen som kräver ny utrustning, nya system eller ny kompetens?
• Är avtalsvillkoren, som viten, ansvar, försäkringar och betalningstid, något ni kan leva med under hela avtalstiden?

Steg 3: Kan ni vinna?

• Vet ni hur kontraktet tilldelas, lägsta pris, kostnad eller bästa förhållande mellan pris och kvalitet, och passar det er styrka?
• Finns det en befintlig leverantör som har ett tydligt försprång?
• Vet ni ungefär vad liknande kontrakt har tilldelats för, så att ert pris inte är en gissning?
• Är kontraktet värt timmarna även om ni förlorar oftare än ni vinner?

Konkurrensen är verklig men ofta mindre än man tror. Enligt Upphandlingsmyndighetens statistik fick en annonserad upphandling i genomsnitt 4,6 anbud under 2024, medianen var 3, och 19 procent fick bara ett enda anbud. Hur utvärderingsgrunden påverkar era chanser beskriver guiden om lägsta pris eller bästa förhållande, och hur du hittar tidigare vinnande priser står i guiden om tilldelningsbeslut.

Hur gör vi beslutet till en vana?

• Skriv ner svaret. Ett ja eller nej med en mening om varför. Det tar en minut och gör det möjligt att se mönster efter ett halvår.
• Låt någon annan än skribenten besluta. Den som redan har fastnat i uppdraget är sämst lämpad att döma ut det.
• Spara no-go-besluten. Säger ni ofta nej av samma skäl, samma certifikat eller samma referenskrav, vet ni vad som är värt att åtgärda.
• Använd samma frågor varje gång. Skriv ut go/no-go-checklistan och fyll i den för varje upphandling ni överväger.

Vad beslutet är värt i kronor beskriver guiden vad det kostar att vinna en upphandling.

Kan Procura göra steg 1 åt oss?

Procura är en svensk tjänst som visar leverantörer vilka offentliga upphandlingar de kvalificerar sig för och, där priset har publicerats, vad liknande kontrakt har tilldelats för. För varje upphandling prövas kraven på företaget mot er profil, och kravet som stoppar namnges alltid. Där priser har publicerats visar Procura vad jämförbara kontrakt har tilldelats för, alltid med hur stort urvalet är och hur många som publicerade pris. Läs mer om hur det fungerar.

Källor

• Upphandlingsmyndigheten, statistik om annonserade upphandlingar: antal anbud per upphandling 2024
• Lag (2016:1145) om offentlig upphandling, riksdagen.se: 14 kap. om kvalificering, 16 kap. 1 § om utvärderingsgrunder